Pohrana i upravljanje ugovorima u oblaku

Upravljanje i pohrana ugovora su iznimno važni za svaku tvrtku koja želi uspješno poslovati. Tradicionalni načini pohrane papirnatih dokumenata postaju sve manje efikasni, stoga se sve više tvrtki okreće digitalnom arhiviranju dokumenata. Online zaštićeni arhiv je jedna od najboljih opcija za sigurno čuvanje važnih dokumenata, uključujući ugovore.

 

  • Ušteda prostora: Jedna od glavnih prednosti digitalne pohrane dokumenata je ušteda prostora. Tvrtke više ne moraju držati velike količine papirnatih dokumenata u arhivima, već ih mogu digitalizirati i pohraniti u online arhivu.
  • Sigurnost: Online zaštićeni arhivi su vrlo sigurni i pouzdani. Podaci se pohranjuju na sigurnim serverima s naprednim sigurnosnim značajkama, što štiti dokumente od gubitka, krađe ili oštećenja.
  • Brz pristup: Digitalni arhivi omogućavaju brz i jednostavan pristup dokumentima, što je vrlo važno u poslovanju. Uklanjanje potrebe za ručnim pretraživanjem papirnatih dokumenata smanjuje vrijeme koje se troši na pretraživanje dokumenata i povećava učinkovitost poslovanja.
  • Bolja organizacija: Online zaštićeni arhivi omogućavaju tvrtkama da organiziraju dokumente u logične mape i podmape, čime se olakšava njihova pretraga i pronalaženje. To znači da se dokumenti mogu brzo i jednostavno organizirati prema potrebi.
  • Bolji nadzor: Online zaštićeni arhivi omogućavaju tvrtkama da preciznije pratite svoje dokumente. Mogu se pregledati datumi kreiranja i posljednjih promjena, što olakšava praćenje aktivnosti i sprečavanje neovlaštenog pristupa dokumentima.
  • Ekološki prihvatljivije: Digitalni arhivi su ekološki prihvatljiviji od papirnatih dokumenata. Smanjenjem količine papira koja se koristi za pohranu dokumenata smanjuje se utjecaj tvrtke na okoliš i povećava se održivost poslovanja.
  • Upravljanje rizikom: Upravljanje ugovorom omogućava tvrtkama da identificiraju i upravljaju rizicima povezanim s ugovorima. To uključuje upravljanje rizikom od nepoštivanja ugovora, rizikom od kašnjenja u isporuci ili rizikom od kršenja zakonskih obveza.
  • Ušteda novca: Upravljanje ugovorom može pomoći tvrtkama da smanje troškove. Pregled i analiza ugovora mogu otkriti nepotrebne troškove, poput višestrukih pretplata ili pretjeranih naknada.
  • Povećanje učinkovitosti: Upravljanje ugovorom može poboljšati učinkovitost tvrtke. To uključuje poboljšanje procesa upravljanja ugovorom, automatizaciju ugovornih procesa i smanjenje vremena koje se troši na administrativne zadatke.
  • Bolje pregovaranje: Upravljanje ugovorom može pomoći tvrtkama da poboljšaju pregovaračku poziciju. Pregled ugovora može otkriti nedostatke i pružiti uvid u bolje uvjete koje tvrtka može tražiti u budućim pregovorima.
  • Bolja suradnja: Upravljanje ugovorom može poboljšati suradnju između tvrtke i njezinih poslovnih partnera. Jasno definirani uvjeti ugovora i obaveze mogu pomoći u izbjegavanju nesporazuma i sukoba.
  • Poboljšanje kvalitete: Upravljanje ugovorom može pomoći tvrtkama da poboljšaju kvalitetu proizvoda ili usluga koje nude. Pregled ugovora može pomoći tvrtkama da identificiraju ključne elemente ugovora, poput kvalitete robe ili usluga, te osiguraju da se te obveze ispunjavaju.